El resumen del comité del 27 de julio, los frentes de trabajo que salieron y el orden que proponemos para empezar.
El 20 de junio hicimos el taller de Fundamentos de IA con el equipo. Tres personas respondieron la encuesta de cierre, y de ahí salen los números de abajo junto con los procesos que hoy les quitan más tiempo. Sobre esa lista trabajamos en el comité.
Al taller fueron seis personas y respondieron tres. Las otras tres siguen pendientes, y con sus respuestas el diagnóstico pasa de estar medido sobre la mitad del equipo a estar completo. Eso cambia el punto de partida sobre el que vamos a medir todo lo que sigue, así que es lo primero que hay que cerrar.
Cada uno arrancó de algo que el equipo nombró como carga real de su semana. Aquí van descritos como quedaron en la conversación, con lo que pasa hoy y la forma concreta que le vemos. Algunas tareas se resuelven con un proceso que corre solo y otras dependen del trato directo con el miembro, y esa diferencia la mantuvimos a la vista todo el tiempo.
Cada cargo tiene tareas semanales que no se negocian, y hoy no hay dónde ver quién las cerró. La forma concreta es un tablero simple, en un link, donde cada persona entra con su acceso, ve las tareas de su cargo y marca la que hizo. Al final sale un reporte de quién cumplió qué.
Dos de las tres personas lo reportan como unas tres horas cada semana. Hoy ya salen recordatorios al miembro que se detienen cuando entra el pago, y el proceso escala del aviso diario a los quince y veinte días hasta llegar a las cartas. Lo que falta es el aviso interno de a quién le toca cobrar cada día, y que el mensaje al miembro conserve un trato personal.
Hoy se cuenta a mano y se organiza por WhatsApp. Se revisa qué hay, se calcula lo que se necesita para las próximas dos semanas y se manda a aprobación. Dejar fijo dónde se llena y guardar ese registro abre la puerta a algo más grande, que es predecir el consumo de cada mes según la ocupación.
La aplicación ya existe, y aun así los miembros prefieren preguntarle a la persona de recepción si la sala está libre. Aquí el primer paso es medir dónde se va el tiempo de verdad, y desde ahí evaluar una forma de reservar más conversacional que se apoye en la misma información.
Responder más rápido y con una redacción cuidada, conservando la cercanía que distingue a Office In. La forma concreta es un apoyo de redacción dentro de la misma herramienta, donde la persona escribe su mensaje y le vuelve pulido, con su voz intacta. Ya lo estamos haciendo con otro cliente.
El criterio que manda aquí es ver resultados rápido. Por eso arrancamos por el tablero de tareas, que es lo que se puede tener andando en poco tiempo y lo que empieza a dejar registro de la operación desde el primer día. Sobre esa misma base van entrando los demás frentes como módulos, uno por uno, en el orden que ustedes definan.
Para cada cargo, sus tareas. Cada persona entra con su acceso, ve lo que le toca en la semana y marca lo que hizo. Ustedes ven en un reporte quién cumplió qué.
Cartera, inventario, reservas y atención entran como pestañas sobre esa base, sin montar una herramienta nueva por cada cosa.
Todo lo que pasa por ahí queda registrado, y ese registro es el que después deja ver la ocupación, el consumo y el cumplimiento en cualquier momento.
Sobre la cartera quedó además una idea por definir. Ofrecer una charla o un taller de IA como beneficio para los miembros que pagan a tiempo, una razón de peso para cumplir la fecha. La dejamos anotada para conversarla cuando armemos el plan de acción.
Toquen los cinco frentes en el orden en que los quieren trabajar. El primero que toquen queda de primero, y así hasta el último. Si se equivocan, empiecen de nuevo con el enlace de abajo. Con ese orden armamos el plan de acción con actividades, responsables y fechas.
En el comité quedaron dos fechas y una decisión pendiente. Las dejamos escritas para que no se muevan.
Con la priorización de arriba enviada antes del viernes 31 de julio, les devolvemos el plan de acción con actividades, responsables y fechas.
Práctica de principio a fin. Cada persona lleva un caso real de su trabajo y lo resolvemos en vivo, con seguimiento a lo que quedó del primer taller. La semana que hablamos es la del 18 al 21 de agosto, porque el lunes 17 es festivo.
La fecha que fijamos en el comité. Con el tablero de tareas andando y el primer módulo encima, para que el resultado se vea antes de que termine el trimestre.
Con las prioridades confirmadas les devolvemos el plan de acción de agosto, con lo que hace cada quien y para cuándo.